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我的時間就是你的時間

譯者：施淑芬 Kathy   Elite

        演講會的中級溝通手冊提到「演講訓練其中的一課，是練習在特定的時間內，表達一個意見」。許多演講者從未學過，這真是太糟糕了。我丈夫曾被邀請，在一個1小時的活動中，當第二位演講者。1小時 15分鐘後，第一位演講者，仍站在觀眾面前講話。我丈夫悄悄地告訴負責人，他下次再來，收拾起他的投影機和簡報資料，說不定別人認他很無禮呢。

　　確保節目按時進行是誰的責任？當節目策劃者和演講者並肩工作，節目可順利進行，觀眾也可享受表演。當一人不盡責，如果另一人介入做他或她的部分，節目仍可以進行。但是，當節目策劃者或演講者，都沒有盡時間管理的責任時，它可能像我丈夫的情況一樣，變成一場災難。讓我們從兩個角度來看：

 
一、演講者
　　被邀請對一群人演講，是一種榮譽。你可能有助益於他人的知識，或者可能因為你的幽默感，和取悅他人的能力而被邀請。不論緣由，請始終牢記，觀眾放棄了其他活動出席，並聆聽你的演講。因此，請尊重觀眾的時間，和節目中其他表演者。

在會議中，演講會經常檢驗演講時間，計時員負責掌控時間。你會發現這種計時的練習，也有助於你的專業表演。隨時詢問演講的時限，然後控制在時限內–最好是讓他們想要更多，而不是嘆氣！如有需要，請主持人提供你時間快到的信號。如果主持人無法提供時限，自行決定聽眾需要的最佳時間，並堅持執行。我丈夫問他要演講的這家小教堂牧師，他的演講時間多長，而牧師說：「哦，看你要多久都可以！沒關係。」如果你的主持人這樣說，不要信它，觀眾並非如此，且對節目中其他演講者也不適當。

　　在演講的前幾天，與邀請你演講的人核對一下，是一個好主意，特別是你是在幾週或幾月前被邀請的。一通電話或電子郵件來確認日期和時間，可是非常重要的。寫錯日期或時間的事，並非罕見，或學到並非每位參與者，都會被通知節目的變動。

在活動的當天，盡量早點抵達以便了解位置、裝置任何設備並諮詢節目策劃者。如果您要使用視聽設備，不要假設他們會提供。如果您需要主持人提供任何設備（甚至是延長線），或如果你需要會議室排成特殊的形式，請提前一天要求。你可能無法在節目進行時不延誤時間下，檢查這些。
　

二、節目策劃者
　　身為節目策劃人，你的工作是確保該節目順利進行，並尊重觀眾和參與者的需求。演講會的訓練應該已幫你準備好。首先，你可以事先決定節目時間應該多長，然後按時間的開始和結束，設計該活動。當你連絡第一位演講者時，就已邁向成功的路上。

　　依全部節目的時間及表演者的人數，來決定每位表演者的時間長度，並考慮用餐及其他事情所需要的時間。然後，當您邀請演講者，一定要告訴他們演講的時間確切有多長，這樣他們就可以做計劃。

也要要求他們儘早到達會場。你遇過多少次觀眾在會議中，等待第一位演講者抵達？這些大概不是演講會的會議！與你的演講者討論所需設備- 提醒他們早點安置好，弄清楚他們希望你提供何種設備及你是否可以提供。別忘了事務長幫忙演講者準備會場的事，以避免發生問題。

　　如果你已提前幾週或幾月接洽演講者，一定要在表演前一週確認此約定。請記住你會裡事先確定議程的方法。

　　當演講者抵達，記得計時員的訓練是有益的。提供演講者一個不顯眼的信號，並允許演講者從容的結束演講。大多數演講者會感謝這一點。要清楚你計劃只允許在某特定的時間內。

　　最後，如果演講者不尊重時間限制時，不要害怕去控制局面。站起來感謝演講者，並告訴觀眾該進行下一位的時候了，這是可以接受的。記住你在演講會所學到當主持人的技巧，它將幫助你控制議程並帶領你的演講者。

　　不同的文化和情況下，節目需要進行調整，以滿足觀眾的需要和期望。但在所有情況下，節目策劃者和表演者都必須尊重一件事實，即大家都很忙，且經常在意時間。當我的丈夫前往我在本文一開始提到的節目時，他沒有出席一場重要會議，以便做這場演講。如果其他演講者或節目策劃人員有運用演講會的訓練，並承擔節目及時進行責任的話，這本來是可以避免的。我們常說，時間就是金錢。如果這是真的，那麼我們必須貼心明智的善用彼此的時間。

作者：Merrill J. Davies，金牌高級演講員ACG，是兩個演講會的會員：羅馬 Rome 演講會和弗洛伊德醫學中心Floyd Medical Center演講會，皆位於喬治亞州的羅馬市。她是一位退休英語教師，自由撰稿人。她的聯繫網址為 http://.merrilldavies.com

譯者：施淑芬Kathy, Elite Toastmasters Club member