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讓電話會議駕輕就熟

譯者：傅維君 Genna ScienTech

10個讓遠距會議更好的小袐訣

　　身為一個演講會員，你必須調整好你的溝通、傾聽及領導的能力。對於公眾演講，應該駕輕就熟。而也應用這些能力在工作或組織運作上。但對於電話會議，又該怎麼做呢？

　　使用電話為工具的遠距會議，也同時稱為「電話會議」，或「會議電話」，是現在職場上，很常見的會議形式。然而電話會議常會讓人跟長篇大論、言不及義以及沒有效率產生聯想。【The Time】、【Energy】、【Creativity and Money Out of Your Organization】等書的作者John Petz及Don Snyder仔細反思電話會議的有效性。他們在書中曾提及：在有限的預算，及必須特別快速建立的會議之下，電話會議常被視為達成目標最有效率的方法，尤其在與會者留在自己的座位上，或過滿的行程這類的情形。因此，我們如何更有效地運作它？真的可能發生嗎？

　　當你是電話會議的主持人，你面臨的挑戰，將會是如何讓本次會議能有效的產出。你可以利用在演講會內，所學到的溝通與領導技巧，這些技巧能讓會議的產出跟效率更好。

1.      考慮使用視訊會議

視訊會議不再是虛擬的產物。如同網路研討會和網路廣播，視訊會議能讓與會者，透過影像和聲音產生互動。而且有了Skype和WebEx的協助，你只需要一個網路攝影機和麥克風。如果你沒有這些設備，有些公司如FedEx或Regus也提供備有這些電腦設備的辦公室租借。視訊會議會帶給你影像、聲音互動上的好處，而這些優點能讓你的遠距會議更有效率。

如果你的會議不需要像是視訊會議如此先進的技術，但仍需要透過網路執行，VoIP(Voice over Internet Protocol)和PBX(Private Branch Exchange)能讓你只透過聲音也能開會。非常多軟體應用在視訊會議，而這些軟體能讓你和公司更省錢。

2.      產出一份實體的議程

電話會議與會者應該人手一張會議的議程。這個可以幫助所有人能照著議程進行，也能讓他們能對自己的部份，掌握得更清楚，以在適當的時機發言。在會議前產出一份議程，永遠是個好點子。

議程必須根據時間規劃，千萬不要將一個鐘頭的議程排入三十分鐘的電話會議裡。另外，也要將議題列出優先順序，挑出最重要的議題，並將其放入會議的前面討論。如果能將「臨時動議」排入議程中，也能利用多餘的時間討論。

3.      正面的開場

就如同演議會的演講，電話會議必須有一個清楚的結構。開始的時候，必須清楚介紹會議目的及目標。接著帶出主要訊息以及待討論的議題。而結論必須總結關鍵論點及待辦事項。

如果你想要在開場介紹後加入唱名，你可以要求與會者，簡述其在組織或專案小組的職掌，或是可以問一個和主題不相關的破冰問題熱絡氣氛。唱名能讓大家有彼此認識的機會。

4.      必須全面性

請記住，這是一個電話會議，不是一個電話表演。沒有人能主導這個談會，而是要鼓勵每個與會者都要主動參與。從每個人身上得到論點，能讓大家都有參與感。你可以讓與會的人在說話前先介紹自己，這樣大家才能知道是誰在發言。

你可能會遇到跟別人同時發言的情況，這又稱為「彼此互踩」。身為協調者，你的工作是將討論建立在有順序的制度上。該如何做完全看你的決定，你可以事先一個一個打電話給與會者，要求他們按照既定的順序發言(依地理位置，或公司單位)，也可以讓他們自行決定。

5.      時時盯緊進度

當議程產出時，最好估出每個單元所花的時間，可以寫在議程上，也　　　　可以註記在你自己的議程上即可。

當會議開始後，偶爾注意一下時間。如果進度落後，必要的話，有些次要的部分可以刪除。但如果要修正議程，請記得和所有的與會者溝通。

6.      做筆記

不要忘了要自己做筆記，但請記得指派某人為會議做記錄，因為身為協調者的你，必須使關鍵論點、結論以及行動方案，都被正確的記錄。這項記錄將會是你在為會議做總結的輔助工具。

7.      使用語調的抑揚頓挫

利用包括聲音的視訊的方式，比單用聲音來得重要。那些能吸引到與會者注意力的影像幫助他們提高注意力。因此一旦沒有抑揚頓挫，與會者很容易打瞌睡。利用語調的高低來主導一場電話會議的重要性，不遜於做一篇演講。

在講述時，請留意語調的變化、高低跟速度等，是否與所講的主題切合。你必須講得豐富，才能維持與會者的興趣。有規劃的停頓可以加強你的論點。最後，就如何所有演講會的演講一樣，事前的練習會讓你的表現更出色。

8.      製作並分發視覺輔助工具

如果能正確地使用，視覺輔助工具能有效地讓你的與會者，更能了解整個會議。因此請確認你手上有各個與會者的電子郵件。你可以寄給他們照片、圖表、表格或投影片。在會前將這些工具寄給他們能讓他們有時間消化。然而，網路科技日新月異，現在有很多免費的資訊，可以讓你的與會者即時地在線上瀏覽你的投影片。這些科技能使利用在電話會議的視覺輔助工具更加容易。

9. 知道何時該結束

　 電話會議通常不會準時結束，如果提早結束，不會有任何抱怨。不過一旦拖得太長，就必須做個決定了，要不就延長會議；要不就要快速縮短。在很多的個案中，最好的方式就是丟出這個問題讓小組一起決定。有些與會者的行程很滿，如果延長會議，這些人將會離席，這樣的情況下，最好的辦法就是準時結束會議。

10. 總結並做出結論

   如果你的會議已經在原地打轉了，最後的兩個步驟能讓你乾淨俐落的處理這場會議。利用你在會議中做的筆記，做總結關鍵論點。如果有待辦事項，請鉅細靡遺地列出內容、負責的人以及完成的期限。如果要有後續確認的會議，也請提醒與會者下次會議的日期及時間。最後用一句話結束會議，例如這是一場具挑戰性或啟發性的行動會議。

　 電話會議是職場上的必要現象。身為一個演講會員，你現在已經可以將可能是場陰沉無聊的電話會議，轉變成為正面且有效率的經驗。只要留意這些演講會所學的小秘訣，你就可以將平凡無奇的電話會議，變為一場極具效率的工作環境。下次如果要主導電話會議，就用Toastmaster吧！

作者：Jason Kent, ACB, 一位土木工程經理，奧勒崗州波持蘭市Electric Toasters 分會會員。他的電郵網址：Jason.kent@yahoo.com

譯者：傅維君Genna，ScienTech科工英語演講會會員