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簡報軟體使用策略

譯者：施淑芬 Kathy, Elite

Tactical PowerPoint
作者：Christopher Witt

       什麼時候使用簡報軟體(PowerPoint)? 而什麼時候不宜?  

　　也許你會想到一本書，名叫” 真正的領導者不用簡報軟體(PowerPoint)”，我應該反對在每一次的演講及簡報時使用簡報軟體，但我沒有。至少我一半的客戶有用，且必須使用PowerPoint簡報或類似的軟體。我很高興幫助他們使用，因為我相信若有好理由，且正確的使用它，這是一個好用的工具。

　　請注意我的二個聲明：有好理由時使用它，以及正確的使用它。這是要點。

有好理由時使用它

　　尤其是在公司環境中，最近一般的設想是，演講者必須用簡報軟體(PowerPoint)。這是一個不好的假設。

　　簡報軟體是一個有用的方法， 但不是唯一，有時也不是最佳的方法，而只是傳達視覺資訊的一種方式。它可以讓你很容易向觀眾展示圖表、曲線、照片、插圖、影片及電腦動畫。所以若你的主要目的是傳遞訊息，例如主持訓練課程、報告最新進展、提議或商品宣傳的話，就自由隨意的使用簡報軟體。

　　但不是所有的演說，甚至是工作上，都是在做資訊傳遞。

　　你在組織中的層級越高，你需要傳達詳細事實與數據的次數越少。相對的，你會發現你需要激發人們去行動，鼓勵他們去達成目標或生活的更好。也許你要他們改變對某事的看法。

　　如此的話，簡報軟體反而會變成一種阻礙，而非方法。不要只因為有，就用它。在許多個案中，贏取觀眾的信任，較好的方法是站在講台中間，要求觀眾的注意。請記住，你有更好的方法達成，那就是”說故事”。使用語言的力量及優美精鑿的辭句，激起人們的情感，並置入圖像於人們的想像中。

　　不要只因為他人的期盼而用簡報軟體。也不要只因為別人用，就比照辦理。相反的，要因為你的目的是資訊傳達時才用。要在明智的選擇下，好好的使用。

正確的使用它

　　許多簡報軟體的負面名聲，是罪有應得的。你最後一次走進會議室，且說：「
好高興！又是簡報軟體演講。」是什麼時候?「被簡報軟體折騰死」這句話的流行是有原因的。眾所周知的缺點是太多的投影片，難解的圖表和圖形，難讀的文本，惱人的動畫，及資訊不一致。

　　平心而論，這些問題是來自演講者的誤用。沒人強迫你製造出比在規定時間內，可說明的更多投影片。你不須從他處複製圖形，使你自己的投影片看起來小小或模糊的。更沒人說你們必須選擇的字體樣式，大小或顏色，使所有文字難以辨認。

　　從谷歌(Google)搜索「簡報軟體(PowerPoint)的錯誤」你會發現 100多萬筆網頁，建議如何避免最常見的誤用。國際演講協會的雜誌定期提供有用的技巧，可以幫助您避免一場投影片災難。

　　我提出兩個建議，以幫助您適當的使用簡報軟體：

1.首先要建立你的計劃和主旨。不要，甚至未確定想要達成什麼之前，就打開自己的電腦。你想要聽眾在聽完後做什麼？他們為什麼會想這樣做？您的演講要如何幫助他們解決問題，或達成重要的目標？為了完成這項任務，他們需要知道什麼？什麼是最清楚、最有說服力的方式，以便整理你的資料，達成你的目標？

2. 盡量少用投影片。傳統上，大多數人會建議您演講每隔1或2分鐘，不要使用超過 1張投影片。我建議只用必要的投影片，多一張也不要。跳過有您公司的名稱/商標和主題的封面投影片。刪除“議程”的投影片。(議程應夠短-或許只有三個項目-你可以簡單地告訴人們你要談的內容。)另外，一定要刪除任何超過15個字以上的投影片。(如果你希望人們閱讀些東西，事先發送電子郵件或給他們講義。)當你已說完投影片上的資料，把螢幕變黑(按電腦的“B”鍵)，做幾世紀以來演講者一直在做的事：面對面與觀眾說話。
用簡報軟體(PowerPoint)來演講，並不一定會殺死觀眾的注意力、興趣和善意。若有好的理由並以正確的方式使用它，簡報軟體(PowerPoint)是可以幫助你實現目標的正確工具。

作者：克里斯多佛．•偉特(Christopher Wit) 前演講會會員，是位於聖地牙哥的Witt Communications創始人和總裁。”真正的領導者不用簡報軟體：如何推銷自己和你的想法”的作者。 他的聯繫網址: chris@wittcom.com

譯者：施淑芬 Kathy, Elite精英演講會會員，Area D4 Governor 2009-2010